WG-Zimmer Übergabeprotokoll: Vorlage & Checkliste für Einzug und Auszug

In einer WG werden Zimmer häufig neu vergeben, während Küche, Bad oder Flur gemeinsam genutzt werden. Ohne schriftliche Dokumentation ist später schwer nachzuvollziehen, ob ein Kratzer, ein fehlender Schlüssel oder ein Schaden bereits vorhanden war.

Das Protokoll hält den Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt fest. Alle Beteiligten können die Angaben gemeinsam durchgehen, Ergänzungen notieren und eine Kopie erhalten. So wird die Übergabe beim Einzug und beim Auszug übersichtlicher — ohne zu behaupten, dass ein Formular allein jeden Streit verhindert.

• Zustand des Zimmers und relevanter Gemeinschaftsbereiche gemeinsam festhalten
• Schäden, Gebrauchsspuren und offene Punkte eindeutig beschreiben
• Schlüssel, Inventar und gegebenenfalls Zählerstände dokumentieren
• Fotos und Unterschriften dem Übergabezeitpunkt zuordnen

Ein gutes Übergabeprotokoll für ein WG-Zimmer ist vollständig, aber nicht unnötig kompliziert. Diese Angaben sind in der Praxis besonders hilfreich:

Angaben zum Zimmer und Mietverhältnis

Notieren Sie Adresse, Zimmerbezeichnung, Datum und Uhrzeit der Übergabe sowie die anwesenden Personen. Je nach Wohnsituation gehören Vermieter, Hauptmieter, einziehender und ausziehender Mitbewohner dazu. Wenn es einen eigenen Miet- oder Untermietvertrag gibt, kann die Bezeichnung des Vertrags ergänzt werden.

Zustand des Zimmers

Gehen Sie Wände, Decke, Boden, Fenster, Türen, Heizung, Steckdosen und Licht gemeinsam durch. Beschreiben Sie sichtbare Gebrauchsspuren möglichst konkret, zum Beispiel Ort, Größe und Art des Mangels. Eine pauschale Angabe wie „alles in Ordnung“ hilft später weniger als eine kurze Einzelbeschreibung.

Möbel und Inventar

Bei einem möblierten Zimmer wird jedes überlassene Möbelstück mit Zustand und Besonderheiten aufgenommen. Dazu können Bett, Matratze, Schreibtisch, Stuhl, Schrank, Regal oder Lampen gehören. Nicht vorhandene Gegenstände sollten ebenfalls als nicht vorhanden gekennzeichnet werden.

Zählerstände

Gibt es für Zimmer oder Wohnung einen zugänglichen Strom-, Heizungs- oder Wasserzähler, tragen Sie den Stand mit Datum ein. Bei gemeinsam abgerechneten Verbräuchen reicht ein Hinweis, dass kein eigener Zähler abgelesen wurde.

Schlüssel

Listen Sie Zimmer-, Haus-, Briefkasten- und sonstige Schlüssel einzeln mit der Anzahl auf. Beim Auszug sollte die Rückgabe mit der ursprünglichen Übergabe verglichen werden.

Mängel und Schäden

Trennen Sie vorhandene Gebrauchsspuren von neuen oder noch zu klärenden Schäden. Ergänzen Sie bei Bedarf, wer den Punkt prüft, welche Vereinbarung getroffen wurde und bis wann eine Rückmeldung erfolgen soll. Keine Partei sollte ein Protokoll mit unklaren Sammelbegriffen unterschreiben, ohne die Details zu ergänzen.

Fotos

Fotos machen den beschriebenen Zustand anschaulicher. Fotografieren Sie erkennbare Schäden, Möbel und besondere Stellen mit ausreichender Übersicht. Ordnen Sie die Bilder dem Datum und dem jeweiligen Protokoll zu und bewahren Sie sie gemeinsam mit der Kopie auf.

Unterschriften

Am Ende unterschreiben die Personen, die an der Übergabe beteiligt sind. Das bestätigt zunächst, dass das Protokoll gemeinsam angesehen wurde; bei abweichenden Einschätzungen sollte die jeweilige Anmerkung direkt im Dokument stehen.

Beim Einzug sollte das Zimmer vor dem Einräumen oder möglichst früh am Übergabetag gemeinsam geprüft werden. Arbeiten Sie die Räume und das Inventar systematisch ab, damit nichts vom Umzug verdeckt wird.

1. Datum, Uhrzeit, Adresse, Zimmer und beteiligte Personen eintragen.
2. Wände, Decke, Boden, Fenster, Türen, Heizung, Steckdosen und Licht prüfen.
3. Mobiliar und mitvermietete Gegenstände mit Zustand aufnehmen.
4. Gemeinschaftsbereiche nur insoweit dokumentieren, wie sie für die Nutzung des Zimmers relevant sind.
5. Schlüssel zählen und Zählerstände ablesen, wenn eigene Zähler vorhanden sind.
6. Schäden fotografieren, offene Punkte beschreiben und das Protokoll von den Anwesenden unterschreiben lassen.

Eine Kopie sollte direkt an alle beteiligten Personen gehen. So bleibt auch später klar, auf welchen Zustand sich die Einzugsdokumentation bezog.

Beim Auszug dient das frühere Einzugsprotokoll als Vergleich. Prüfen Sie deshalb dieselben Bereiche erneut und notieren Sie sowohl unveränderte Gebrauchsspuren als auch neue, fehlende oder reparierte Punkte.

• Zimmer vollständig leer oder vereinbarungsgemäß möbliert übergeben?
• Wände, Decke, Boden, Fenster, Türen und Einbauten geprüft?
• Inventar vollständig und im dokumentierten Zustand vorhanden?
• Schlüssel vollständig zurückgegeben?
• Neue Schäden, Reinigungsbedarf oder offene Vereinbarungen klar beschrieben?
• Fotos und Unterschriften ergänzt und Kopien verteilt?

Wenn ein Punkt strittig ist, sollte die abweichende Sichtweise ausdrücklich im Protokoll stehen. Das ist hilfreicher als eine Unterschrift unter einer Darstellung, der eine Person nicht zustimmt.

Diese Kurz-Checkliste können Sie vor dem Termin speichern oder zusammen mit der WG-Zimmer-Übergabeprotokoll-Vorlage verwenden:

• ☐ Datum und Uhrzeit der Übergabe
• ☐ Adresse, Zimmerbezeichnung und beteiligte Personen
• ☐ Zustand von Wänden, Decke und Boden
• ☐ Fenster, Türen, Schlösser, Heizung, Steckdosen und Licht
• ☐ Vorhandenes Mobiliar und Inventar mit Zustand
• ☐ Gemeinschaftsbereiche, soweit für die Übergabe relevant
• ☐ Zählerstände, soweit eigene Zähler vorhanden sind
• ☐ Anzahl und Art der übergebenen oder zurückgegebenen Schlüssel
• ☐ Vorhandene Schäden, Mängel und offene Vereinbarungen
• ☐ Fotos der relevanten Räume, Möbel und Schäden
• ☐ Unterschriften der anwesenden Beteiligten
• ☐ Kopie des fertigen Protokolls für alle Beteiligten

Eine ausgedruckte Vorlage ist praktisch, wenn die Übergabe vor Ort ohne App oder Internetverbindung stattfinden soll. Sie kann handschriftlich ausgefüllt, unterschrieben und anschließend eingescannt werden. Die kostenlose PDF-taugliche Vorlage enthält dafür Felder zu Zimmer, Inventar, Gemeinschaftsbereichen, Schlüsseln, Mängeln und Unterschriften.

Eine digitale Lösung ist besonders hilfreich, wenn Fotos, mehrere Übergaben oder viele Einheiten verwaltet werden. Dann lassen sich Informationen strukturierter ablegen, schneller wiederfinden und direkt an die beteiligten Personen weitergeben. Wichtig bleibt in beiden Fällen, dass der Inhalt sichtbar geprüft und eine Kopie aufbewahrt wird.

ImmobilienHQ unterstützt digitale Wohnungs- und Objektübergaben direkt im Zusammenhang mit Objekt und Einheit. Je nach Arbeitsablauf können Sie Zustände und Mängel erfassen, Fotos ergänzen, Unterschriften einholen und anschließend ein PDF erzeugen.

Das fertige Protokoll lässt sich als Datei teilen oder versenden. Eine eigene Aktivitätshistorie macht nachvollziehbar, wann am Übergabeprotokoll gearbeitet, unterschrieben oder ein Dokument erstellt wurde. So bleiben Zimmerübergabe, Dokumentation und die zugehörige Immobilienakte an einem Ort.

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