Funktion · Aufgaben und Reparaturen

Aufgaben und Reparaturen im Blick behalten

Erfasse, was in deiner Verwaltung ansteht, und halte Reparatur-Tickets am passenden Objekt oder an der passenden Einheit fest. Zwei getrennte Abläufe, damit klar bleibt, was erledigt werden soll und worum es bei einem Schaden geht.

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Aufgabenlogik

Vom Titel zur Fälligkeit

01

Titel

Was soll erledigt werden?

02

Fälligkeitsdatum

Bis wann steht es an?

03

Status und Priorität

Was ist offen und wie dringend?

Aufgaben werden auch in der Kalenderdarstellung berücksichtigt.

Aufgaben

Allgemeine Verwaltungsschritte mit Fälligkeit.

Reparatur-Tickets

Konkrete Instandhaltung an Immobilie oder Einheit.

Kalenderdarstellung

Aufgaben erscheinen zusätzlich in der Kalenderansicht.

Klare Rechte

Verwalten und lesen nach Rolle getrennt.

Zwei klare Abläufe

Allgemeine Aufgabe oder konkreter Reparaturfall?

ImmobilienHQ hält beides getrennt. So bleibt eine fällige Verwaltungsaufgabe genauso verständlich wie ein gemeldeter Schaden an einer Einheit.

01 · AUFGABEN

Was als Nächstes ansteht

  1. 1

    Anlegen

    Titel und Fälligkeitsdatum eintragen; die Zeit ist optional.

  2. 2

    Einordnen

    Status, Priorität, eine zuständige Person und passende Verknüpfungen ergänzen.

  3. 3

    Weiterführen

    Status aktualisieren. Die Aufgabe wird auch in der Kalenderdarstellung berücksichtigt.

Fälligkeit

Titel und Datum sind erforderlich. Die Zeit bleibt optional.

Status

Offen, In Bearbeitung, Erledigt oder Storniert.

Priorität

Niedrig, Mittel, Hoch oder Dringend.

Zuordnung

Eine zuständige Person und optionale Verwaltungsbezüge.

02 · REPARATUR-TICKETS

Was an einem Objekt behoben wird

  1. 1

    Melden

    Die Verwaltung erfasst den Fall. Mieter mit aktivem Mietverhältnis können ihn für ihre eigene Einheit anlegen.

  2. 2

    Zuordnen

    Das Ticket gehört genau einer Immobilie oder Einheit; Beschreibung und Priorität halten den Kontext fest.

  3. 3

    Nachhalten

    Status, gemeldetes und abgeschlossenes Datum, Kosten, Zuständigkeit und Notizen bleiben am Ticket.

Ort

Genau eine Immobilie oder Einheit pro Ticket.

Kosten

Geschätzte und tatsächliche Kosten festhalten.

Verlauf

Gemeldet- und abgeschlossen-Datum dokumentieren.

Verantwortung

Freitext, Notizen und aktives Dienstleisterprofil.

Reparatur-Tickets konkret

Vom gemeldeten Problem bis zum Abschluss

Ein Ticket hat genau einen Bezug zu einer Immobilie oder Einheit. Du erfasst Betreff, Beschreibung, Priorität und Status und ergänzt bei Bedarf Datums- und Kostenangaben.

Offen oder In Bearbeitung

Ein Fall ist neu erfasst oder wird gerade bearbeitet.

Wartend

Der aktuelle Status zeigt, dass die Bearbeitung wartet.

Abgeschlossen oder Storniert

Der Vorgang ist abgeschlossen oder beendet.

Ein aktives Dienstleisterprofil kann von der Verwaltung am Ticket ausgewählt werden. Dienstleister haben keinen eigenen Login oder ein eigenes Portal.

Ansicht vergrößern

Wartung & Tickets: eine Ansicht mit isolierten synthetischen Beispieldaten.

Rollen und Grenzen

Klar sehen, wer was pflegt

Die Rechte passen zum Verwaltungsalltag: Einige Rollen pflegen Aufgaben, andere lesen sie. Reparatur-Tickets bleiben am Objektkontext und werden nicht zu einem eigenen Dienstleisterportal.

Aufgaben

Owner, Admin und Manager verwalten sie. Accountant und Viewer lesen sie.

Nicht in Mieter- oder Eigentümerportalen verfügbar.

Reparatur-Tickets

Mieter mit aktivem Mietverhältnis melden für die eigene Einheit.

Im Eigentümerportal lassen sich Tickets nur einsehen. Mieter bearbeiten nur offene Anfragen.

Optional lassen sich Aufgaben mit Immobilie, Einheit, Mieter, Dienstleister, Versicherung oder Übergabeprotokoll verknüpfen.

Einfach einordnen

Der passende Ort für jeden Vorgang

Wenn du eine Frist, Prüfung oder einen Verwaltungsschritt planst, legst du eine Aufgabe an. Wenn etwas an einer Immobilie oder Einheit instandgehalten werden muss, gehört es in ein Reparatur-Ticket.

Aufgabe

„Zählerstände für die Jahresabrechnung prüfen“ – mit Fälligkeit, Priorität und zuständiger Person.

Allgemeiner Verwaltungsschritt

Reparatur-Ticket

„Wasserhahn in Wohnung 2. OG links tropft“ – mit einem eindeutigen Objektbezug, Status und Kosten.

Konkreter Instandhaltungsfall

Passt zu deiner Verwaltung

Aufgaben gehören in den Zusammenhang deiner Immobilie.

Strukturiere zuerst Objekte und Dokumente, dann die Vorgänge, die im Alltag dazukommen.

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Fragen zum Arbeitsalltag

Häufige Fragen zu Aufgaben und Reparaturen

Eine Aufgabe ist ein allgemeiner Verwaltungsschritt, zum Beispiel eine Prüfung oder ein Termin, mit Titel, Fälligkeit und Status. Ein Reparatur-Ticket beschreibt eine konkrete Instandhaltung an genau einer Immobilie oder Einheit und kann unter anderem Kosten sowie gemeldete und abgeschlossene Daten enthalten.

Nächster Schritt

Bring Ordnung in das, was ansteht.

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