Übergabeprotokoll Haus: Kostenlose Vorlage & Ausfüllanleitung 2026

Unsere Vorlage enthält alle Pflichtfelder für eine rechtssichere Wohnungsübergabe:

• Allgemeine Angaben (Vertragsparteien, Adresse, Datum)
• Schlüsselübergabe mit Anzahl und Art der Schlüssel
• Zählerstände (Strom, Gas, Wasser, Wärme)
• Raumprotokoll mit Zustandsbeschreibung für jeden Raum
• Einbauten und Einbaugeräte
• Mängelliste mit Beseitigungspflicht
• Unterschriften beider Parteien

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Das Protokoll entfaltet nur dann seine volle Wirkung, wenn beide Parteien es gemeinsam ausfüllen und unterschreiben. Folgende Punkte sind besonders wichtig:

• Fotos anfertigen: Beschreiben Sie Mängel nicht nur schriftlich, sondern fotografieren Sie sie. Datum und Uhrzeit sollten in den Metadaten der Fotos erkennbar sein.
• Zählerstände sofort ablesen: Gas, Strom, Wasser — und Wärme, wenn eine Heizungsanlage vorhanden ist. Tragen Sie die Zählerstandsnummern ein, nicht nur die Werte.
• Alle Schlüssel zählen: Haus-, Keller-, Briefkasten-, Garagenschlüssel, Chip für Haustür, Wohnungsschlüssel für alle Zimmer.
• Technische Einrichtungen prüfen: Heizung, Warmwasserboiler, Einbauküche, Elektrogeräte — kurz testen und Funktion dokumentieren.
• Bestehendes Mängel ausdrücklich benennen: Vorhandene Kratzer, Dellen, Bohrlöcher und Abnutzungsspuren, die der Vermieter akzeptiert, müssen aufgelistet sein — sonst haftet der Mieter bei Auszug dafür.

Das Auszugsprotokoll sollte gemeinsam mit dem Einzugsprotokoll abgeglichen werden. So lässt sich genau feststellen, welche Veränderungen während des Mietverhältnisses entstanden sind.

Vorgehen bei festgestellten Mängeln:

1. Mangel konkret beschreiben und fotografieren
2. Im Protokoll als „durch Mieter verursacht" oder „vorher vorhanden" kennzeichnen
3. Kostenvoranschlag einholen, bevor Kaution einbehalten wird
4. Kosten schriftlich aufschlüsseln und dem Mieter mitteilen

Vermieter sollten beachten: Normale Abnutzung (verblasste Wandfarbe, minimale Kratzer) geht zu ihren Lasten — nur darüber hinausgehende Schäden können dem Mieter in Rechnung gestellt werden.

Das unterzeichnete Protokoll ist ein rechtssicheres Beweismittel. Im Streitfall (z. B. Klage auf Kautionsrückzahlung) gilt:

• Ein fehlendes Einzugsprotokoll erschwert dem Vermieter den Nachweis von Mängeln erheblich
• Ein vollständiges Einzugsprotokoll, das Schäden nicht erwähnt, gilt als Beweis, dass diese beim Einzug nicht vorhanden waren
• Ein Auszugsprotokoll ohne Mängelhinweis kann als Bestätigung des ordnungsgemäßen Zustands gewertet werden

Beide Parteien sollten je eine Kopie des unterschriebenen Protokolls erhalten. Eine digitale Kopie (eingescannt oder per App) ist empfehlenswert.