Heizkostenabrechnung: Pflichten des Vermieters 2026 — Leitfaden & Fristen

Seit der Heizkostenverordnung (1. Januar 1982) gilt in Deutschland für Gebäude mit zentraler Heizungsanlage und mehreren Wohnungen: Mindestens 50 %, höchstens 70 % der Heizkosten müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden — der Rest nach Fläche oder einem anderen Maßstab (§ 7 HeizkostenV).

Ausnahmen: Zweifamilienhäuser, in denen der Vermieter selbst eine Wohnung bewohnt, sind von der HeizkostenV ausgenommen. Ebenso Gebäude mit sehr niedrigem Energiebedarf.

Seit 2022 gilt zudem: In Gebäuden mit fernablesbaren Heizkostenverteilern oder Wärmemengenzählern müssen Mieter monatlich online auf ihre Verbrauchsdaten zugreifen können.

Für die verbrauchsabhängige Abrechnung brauchen Sie Messgeräte in jeder Wohnung:

• Heizkostenverteiler (HKV): Werden an den Heizkörpern angebracht und messen die Wärmeabgabe anteilig. Günstig in der Anschaffung, aber weniger genau als Wärmemengenzähler.
• Wärmemengenzähler: Messen die tatsächlich verbrauchte Wärmeenergie in kWh. Genauer, aber teurer in Installation und Wartung.
• Funkablesung: Seit 2021 müssen neu installierte Geräte fernauslesbar sein; bis 2026 war die Umrüstung bestehender Geräte fällig.

Die Kosten für Anmietung, Wartung und Ablesung der Messgeräte sind umlagefähige Betriebskosten nach § 2 Nr. 4 BetrKV.

Die Gesamtheizkosten werden in zwei Teile aufgeteilt:

• Grundkostenanteil (30–50 %): Wird nach Wohnfläche oder beheizter Fläche verteilt. Deckt fixe Kosten wie Anlagenwartung und Grundlast.
• Verbrauchskostenanteil (50–70 %): Wird nach dem individuellen Verbrauch laut Messung verteilt.

Beispiel bei 50/50-Aufteilung: Gesamtkosten 10.000 €, Wohnfläche gesamt 500 m², Wohnung mit 100 m² (20 %) und 80 Einheiten Verbrauch bei 400 Gesamteinheiten (20 %).

• Grundkostenanteil: 5.000 € × 20 % = 1.000 €
• Verbrauchsanteil: 5.000 € × 20 % = 1.000 €
• Gesamtkosten Wohnung: 2.000 €

Für weitere Betriebskosten lesen Sie unsere Liste umlagefähiger Betriebskosten.

Nach § 556 Abs. 3 BGB gilt für die Betriebskostenabrechnung (einschließlich Heizkosten):

• Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen.
• Abrechnungszeitraum: maximal 12 Monate (§ 556 Abs. 1 BGB)
• Bei Versäumnis der Frist: Vermieter verliert seinen Anspruch auf Nachzahlung — muss aber dennoch Guthaben auszahlen.

Empfehlung: Beginnen Sie die Abrechnung im Oktober/November für das Vorjahr, um ausreichend Zeit für Rückfragen und Korrekturen zu haben.

• Falscher Verteilschlüssel: Wenn mehr als 70 % nach Verbrauch abgerechnet werden, ist die Abrechnung falsch.
• Nicht umlagefähige Kosten eingerechnet: Reparaturen, Verwaltungskosten und Instandhaltung gehören nicht zur Heizkostenabrechnung.
• Frist versäumt: Nach 12 Monaten nach Abrechnungsperiode ist Nachforderung ausgeschlossen.
• Warmwasser nicht korrekt einbezogen: Warmwasserkosten müssen separat erfasst und ebenfalls verbrauchsabhängig abgerechnet werden (§ 8 HeizkostenV).
• Leerstand nicht berücksichtigt: Für leerstehende Wohnungen trägt der Vermieter den Heizkostenanteil — die Leerstandskosten müssen korrekt abgegrenzt werden.

Folge von Fehlern: Mieter dürfen bei Verstößen gegen die HeizkostenV ihren Anteil um 15 % kürzen (§ 12 HeizkostenV).

Warmwasserkosten müssen ebenfalls nach HeizkostenV verbrauchsabhängig abgerechnet werden — sofern die Erwärmung über die zentrale Heizanlage erfolgt:

• Messung über Warmwasserzähler in jeder Wohnung
• Mindestens 50 % nach Verbrauch (Warm wasser-Zählerstand), maximal 70 %
• Rest nach Wohnfläche

Keine getrennte Abrechnung nötig: Heizung und Warmwasser können in einer gemeinsamen Heizkostenabrechnung zusammengefasst werden, müssen aber rechnerisch getrennt ausgewiesen werden.