Umlagefähige Betriebskosten: Die vollständige Liste für Vermieter 2025

Betriebskosten sind laut § 1 BetrKV: "die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Gebäude oder der Wirtschaftseinheit laufend entstehen."

Entscheidend sind zwei Kriterien:

• Laufend: Einmalige Kosten (z.B. Kaufpreis, Finanzierung, Reparaturen) sind keine Betriebskosten
• Dem Gebäude zuzuordnen: Kosten müssen direkt mit dem Betrieb des Gebäudes zusammenhängen

Außerdem müssen Betriebskosten im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart sein, damit sie umgelegt werden dürfen. Ohne vertragliche Grundlage kann der Vermieter auch zulässige Betriebskosten nicht vom Mieter verlangen.

§ 2 BetrKV listet 16 Nummern (die letzte hat mehrere Unterpunkte) umlagefähiger Kosten auf:

1. Grundsteuer: Die laufende Grundsteuer — nicht jedoch Sonderveranlagungen oder Nachzahlungen für Vorjahre.
2. Wasserversorgung: Verbrauch, Grundgebühr, Zählermiete, Wasserzähler-Eichkosten, Warmwasseraufbereitung (anteilig).
3. Entwässerung: Abwasser und Oberflächenwassergebühren, Klärgrube.
4. Heizungsanlage: Betriebskosten der zentralen Heizungsanlage, Bedienung, Überwachung, Wartung, Brennstoffkosten.
5. Warmwasseranlage: Kosten der zentralen Warmwasserversorgung, soweit nicht unter Nr. 4 erfasst.
6. Verbundene Heizungs-/Warmwasseranlage: Kombinierte Anlage — Kostenaufteilung nach Heizkostenverordnung.
7. Aufzug: Betrieb, Wartung, Prüfung, TÜV.
8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung: Öffentliche Gebühren plus private Dienstleister.
9. Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung: Laufende Reinigung der Gemeinschaftsflächen, Schädlingsbekämpfung.
10. Gartenpflege: Pflege von Gemeinschaftsgärten, Rasenmähen, Hecken schneiden, Winterdienst auf dem Grundstück.
11. Beleuchtung: Strom für Gemeinschaftsflächen (Treppenhaus, Keller, Außenbeleuchtung).
12. Schornsteinreinigung: Laufende Kehrgebühren.
13. Sach- und Haftpflichtversicherungen: Gebäudeversicherung, Haftpflicht, Glasversicherung, Elementarschadenversicherung.
14. Hauswart: Lohn und Nebenkosten des Hausmeisters — jedoch nicht für Instandhaltung und Verwaltung.
15. Gemeinschafts-Antennenanlage / Kabelanschluss: Betriebskosten der Gemeinschaftsantenne oder des Kabelanschlusses (seit 2024 eingeschränkt).
16. Einrichtungen für die Wäschepflege: Betrieb und Wartung von Gemeinschaftswaschmaschinen.
17. Sonstige Betriebskosten: Aufzählungsoffen — hier können weitere laufende Kosten vereinbart werden (z.B. Sauna, Pool, Dachgarten), müssen aber ausdrücklich im Vertrag benannt sein.

Ebenso wichtig wie die Liste der umlagefähigen Kosten ist das Wissen darüber, was nicht auf den Mieter umgelegt werden darf:

• Verwaltungskosten: Kosten für die Hausverwaltung, Buchführung, Kontoführungsgebühren, Porto, Telefon der Verwaltung
• Instandhaltungskosten: Reparaturen, Wartungen die der Substanzerhaltung dienen — auch wenn sie regelmäßig anfallen
• Instandsetzungsrücklage: Rücklagen für zukünftige Reparaturen
• Finanzierungskosten: Zinsen, Tilgung, Bankgebühren
• Leerstandskosten: Kosten für leerstehende Wohnungen müssen vom Vermieter getragen werden
• Einmalige Kosten: Anschlussgebühren, Erschließungskosten, Kaufpreis von Geräten

Der häufigste Fehler: Hausmeisterkosten werden zu pauschal angesetzt und enthalten anteilige Instandhaltungsleistungen. Das muss herausgerechnet werden.

Haben mehrere Mieter Anteile an den Betriebskosten, muss ein gerechter Verteilerschlüssel angewendet werden. Gängige Methoden:

• Wohnfläche (m²): Am häufigsten, am einfachsten nachzuvollziehen
• Personenzahl: Sinnvoll für verbrauchsabhängige Kosten wie Wasser
• Wohneinheiten: Jede Wohnung zahlt gleich viel
• Verbrauch: Bei geeichten Zählern (Wasser, Heizung) vorgeschrieben oder empfohlen

Der Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag vereinbart sein. Einseitige Änderungen durch den Vermieter sind nur in engen Grenzen möglich.