DSGVO für Vermieter: Diese Datenschutzpflichten gelten für Sie

Die DSGVO gilt für jede natürliche oder juristische Person, die personenbezogene Daten verarbeitet — unabhängig von Größe oder Gewinnerzielungsabsicht. Eine Ausnahme gibt es nur für rein private Aktivitäten ohne beruflichen oder kommerziellen Hintergrund.

Vermietung gilt nach herrschender Rechtsauffassung nicht als rein private Tätigkeit — selbst wenn Sie nur eine Wohnung vermieten. Sobald Sie Mieterdaten erheben, speichern oder nutzen, sind Sie "Verantwortlicher" im Sinne der DSGVO.

Das Bußgeldrisiko ist real: Datenschutzbehörden haben in mehreren Fällen Bußgelder gegen Vermieter verhängt, die SCHUFA-Auskünfte unrechtmäßig eingeholt oder Daten zu lange gespeichert hatten.

Im Laufe eines Mietverhältnisses entstehen viele personenbezogene Daten:

Vor Mietbeginn (Mietinteressenten)

• Name, Adresse, Kontaktdaten
• Einkommensnachweise und Arbeitgeberbescheinigungen
• SCHUFA-Auskünfte und Bonitätsdaten
• Selbstauskünfte (Haushaltsgröße, Beruf, Haustiere)

Während des Mietverhältnisses

• Zahlungshistorie, Kontonummer
• Kommunikationsprotokolle (E-Mails, Briefe)
• Schadensmeldungen und Wartungsprotokolle
• Übergabeprotokolle mit Fotos

Nach Mietende

• Kautionsabrechnungen
• Betriebskostenabrechnungen
• Steuerrelevante Unterlagen

Jede Datenverarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage. Für Vermieter kommen hauptsächlich zwei in Frage:

1. Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO): Daten, die zur Durchführung des Mietvertrages notwendig sind, dürfen ohne gesonderte Einwilligung verarbeitet werden. Das umfasst: Name, Adresse, Kontonummer, Kommunikation über Mängel und Zahlungen.
2. Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO): Datenverarbeitung, die zum Schutz berechtigter Interessen des Vermieters notwendig ist — z.B. SCHUFA-Abfrage bei Vertragsanbahnung. Aber: Das Interesse des Vermieters muss das Interesse des Mieters am Schutz seiner Daten überwiegen.

Was Sie nicht brauchen: Eine gesonderte Einwilligung für normale Mietverwaltungsdaten. Sie würde ohnehin wenig helfen, da sie jederzeit widerrufbar ist.

Vermieter müssen Mietinteressenten und Mieter nach Art. 13 DSGVO informieren, welche Daten sie erheben und warum. Diese Datenschutzerklärung muss folgende Punkte enthalten:

• Name und Kontaktdaten des Vermieters (Verantwortlicher)
• Welche Daten werden erhoben?
• Zu welchem Zweck?
• Auf welcher Rechtsgrundlage?
• Wie lange werden die Daten gespeichert?
• An wen werden Daten weitergegeben? (z.B. Handwerker, Steuerberater)
• Welche Rechte hat die betroffene Person?

Die Datenschutzerklärung sollte spätestens beim ersten Datenkontakt ausgehändigt werden — also beim Besichtigungstermin.

Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Vermieter müssen ein Löschkonzept haben:

• Ablehnungen von Mietinteressenten: Sofort nach Ablehnung löschen, spätestens nach 2 Monaten
• Mietvertragsdaten während Mietzeit: Dürfen gespeichert bleiben, solange das Mietverhältnis besteht
• Nach Mietende: Grundsätzlich löschen, sobald keine Ansprüche mehr offen sind
• Steuerrelevante Unterlagen: 10 Jahre Aufbewahrungspflicht nach Steuerrecht — diese Pflicht geht der DSGVO-Löschpflicht vor
• SCHUFA-Daten: Direkt nach Abschluss oder Ablehnung des Mietvertrages löschen

Wenn Sie eine Immobilienverwaltungssoftware nutzen, die Mieterdaten auf Servern eines Anbieters speichert, liegt eine Auftragsverarbeitung vor. Dafür brauchen Sie zwingend einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Softwareanbieter.

Seriöse Anbieter stellen diesen Vertrag automatisch bereit. Er regelt:

• Welche Daten verarbeitet werden
• Wie der Anbieter die Daten schützt
• Wo die Daten gespeichert werden (DSGVO-konform: innerhalb der EU)
• Wie der Anbieter auf Datenschutzvorfälle reagiert

ImmobilienHQ stellt einen standardisierten AVV bereit. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung finden Sie in der Datenschutzerklärung.